Gnucash
Un logiciel flexible pour la comptabilité personnelle ou de petite entreprise.
Trouvez plus d'informations sur Gnucash sur Computriks
Présentation
Gnucash est un formidable logiciel pour la comptabilité. Il a de quoi satisfaire tant les besoins les plus simples que des usages plus avancés, importer des transactions bancaires, suivre les soldes de comptes, générer des rapports flexibles et détaillés, gérer clients et fournisseurs, générer des factures, gérer des tables de taxation.
Télécharger Gnucash : http://gnucash.org/
Sommaire
La base
Mode d'emploi
La base
Les fichiers
Gnucash ouvre et enregistre un fichier contenant toutes vos données un peu de la même façon qu'un logiciel de texte. Vous pouvez avoir plusieurs fichiers gnucash totalement indépendants, un pour votre comptabilité personnelle, un pour votre colocataire, un pour votre petite entreprise. Chaque fichier gnucash contient ses propres comptes, factures, etc. Vous avez donc autant la liberté de faire votre comptabilité dans un unique fichier que de créer un fichier par année, par période financière, etc. Cela vous permet également de copier ce fichier sur une clé USB, sur un CD ou sur un autre ordinateur pour des raisons de sécurité.
Les comptes
Comme tout logiciel de comptabilité, tout repose d'abord et avant tout sur des comptes. Ici, chacun de ces comptes pourra échanger des transactions.
Si on résume, les 6 types de comptes les plus importants sont :
Actifs : (avoir en argent, caisse, portefeuille, compte bancaire)
Passifs : (l'inverse des actifs, des dettes, cartes de crédit, etc.)
Revenus : (Toute entrée d'argent dans un compte d'actifs ou passifs)
Dépenses: (Toute sortie d'argent dans un compte d'actifs ou passifs)
Comptes à recevoir : (qui retombe à zéro quand les factures de vos clients sont payées)
Comptes à payer : (qui retombe à zéro quand les factures de vos fournisseurs sont payées)
Les transactions
Gnucash fonctionne selon le principe de la double-comptabilité, c'est à dire qu'une transaction dans un compte doit être balancée dans un autre. Un chèque encaissé doit être balancé dans un compte de revenu, une facture payée doit être balancée dans un compte de dépense, un virement entre deux compte doit être balancé d'un compte vers l'autre, etc. C'est de cette façon que gnucash peut par la suite faire des rapports détaillés sur les revenus et les dépenses, puisque chaque transaction est méthodiquement classifiée par vous au cours de l'année financière.
Les répartitions
Certaines transactions à la banque peuvent dissimuler plusieurs transactions. Un dépôt de 200$ peut contenir deux chèques, 100$ de remboursement d'un ami et 100$ de revenu d'entreprise par exemple. C'est pourquoi lorsqu'on fait face à cette situation, il est possible de répartir cette transaction de 200$ de sorte à ce qu'elle ajoute 100$ dans le compte « Ajustements » et 100$ dans « revenus - entreprise » par exemple.
Les rapports
Les rapports servent à la fois à faire des statistiques détaillées sur vos revenus, vos dépenses, vos actifs, etc. que d'imprimer des documents concernant une période et des comptes précis. Le relevé des revenus et dépenses est parfait pour présenter les revenus et dépenses d'une entreprise lors de la déclaration d'impôt.
L'importation
Vous pouvez importer les transactions bancaires pour vos comptes depuis votre banque si votre banque le permet. Cela s'avère très pratique pour ne pas avoir à entrer chaque transaction « à la mitaine ».
Clients et fournisseurs
L'utilisation de clients et fournisseurs permet de créer des factures pour ceux-ci. Dans le cas des clients, vous recevez le paiement et dans le cas d'un fournisseur c'est vous qui payez la facture. Cette méthode permet aussi de comptabiliser les taxes que vous payez et/ou que vous percevez dans un compte de dépense et de revenu à cet effet, qui sera ensuite visible depuis les rapports.
Attention toutefois, la création de clients, fournisseurs et de factures ne sont pas réversibles, mieux vaut pratiquer sur un fichier de test si vous débutez et que vous n'êtes pas sûr de votre coup.
Factures
Il est possible de créer des factures pour des clients tout comme des factures pour des fournisseurs. Dans les deux cas, une fois la facture créée, celle-ci peut être imprimée comme une épreuve mais ne sera comptabilisée dans les revenus ou dépenses qu'une fois publiée. Il est possible d'associer des taxes à une facture pour pouvoir également comptabiliser celles-ci.
Avant de pouvoir utiliser les factures clients, vous devez avoir créé au moins un compte de type « Compte à recevoir » , et dans les cas des fournisseurs, il faut un au moins un compte de type « Compte à payer ».
Taxes
Gnucash permet de créer des tables de taxations qui représentent la ou les taxes à appliquer ainsi que dans quels comptes de dépenses ou de revenus doivent être virées les taxes. Il est important de créer une table de taxation et un compte différent pour les fournisseurs et pour les clients, car les taxes chargés à vos clients sont des revenus tandis que les taxes que vous payez sont des dépenses.
Mode d'emploi
Créer un nouveau fichier
- Cliquer sur Fichier / Nouveau / Fichier
- Suivre les étapes et choisir où vous allez enregistrer votre fichier de comptabilité gnucash.
Ouvrir un fichier
- Cliquer sur Fichier / Ouvrir..
- Sélectionner le fichier gnucash à ouvrir.
Créer un compte
- Cliquer sur l'icone « Créer un compte » en haut.
- Remplir les détails nécessaires.
Les détails importants sont ceux-ci :
Nom du compte : À votre discrétion
Compte parent : Dans quel compte souhaitez vous qu'il se retrouve.
Type de compte : Est-ce un compte de banque, un compte de revenus?
Solde initial (en haut) : Nécessaire pour un compte dont le solde de départ n'est pas zéro.
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Éditer un compte
- Cliquer sur le compte à éditer.
- Cliquer sur l'icone «Éditer un compte » en haut.
- Remplir les informations nécessaires.
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Supprimer un compte
- Cliquer sur le compte à supprimer.
- Cliquer sur l'icone «Supprimer un compte » en haut.
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Ajouter une transaction
Lorsque vous double-cliquez sur un compte pour voir ses transactions, il y a toujours une ligne vide à la fin, prête à ce que vous y tapiez les détail d'une nouvelle transaction. Lorsque vous avez tout entré, appuyez sur la touche Enter de votre clavier pour enregistrer la transaction.
Les points importants sont :
La date : Quand la transaction a été effectuée.
La description : À votre convenance, facultatif.
Le virement : Choisissez le compte dans lequel cette transaction se verse.
Réduire : Inscrivez la somme dans cette case si elle se retire au compte.
Augmenter : Inscrivez la somme dans cette case si elle s'ajoute au compte.
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Supprimer une transaction
- Cliquez sur la transaction à supprimer
- Cliquez sur l'icone « Supprimer la transaction »
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Répartir une transaction
- Cliquer sur la transaction à répartir
- Cliquer sur Répartition
- Diminuer la somme du compte de destination.
- Appuyez sur la touche Enter de votre clavier.
Ce faisant, si vous aviez une transaction de 200$ de votre carte de crédit vers votre compte d'épargne, lorsque vous diminuerez à 120$ la somme versée dans le compte d'épargne, une répartition supplémentaire de 80$ apparaitra pour couvrir la différence. Vous pouvez autant verser ce 80$ dans un autre compte qu'en verser une petite partie, ce qui créera encore une nouvelle répartition avec la différence et ainsi de suite jusqu'à ce que la somme de vos répartitions soit égal au montant total de la transaction.
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Générer un rapport
- Cliquer sur Rapports et choisir le rapport désiré.
- Une fois ouvert, cliquer sur l'icone « Options du rapport »
- Sélectionner les options voulues.
Généralement le plus important est de sélectionner les comptes à visualiser et la période à visualiser. Pour sélectionner les comptes, il faut tenir la touche CTRL gauche enfoncée tandis que vous cliquez sur les comptes à ajouter ou retirer de la liste des comptes à afficher dans le rapport. Vous pouvez aussi ensuite imprimer ou enregistrer votre rapport avec l'icone de l'imprimante.
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Importer des transactions
- Aller sur le site de votre banque et téléchargez les dernières opérations en format QFX (Quicken).
- Dans gnucash, cliquer sur Fichier / Importer..
- Associer les transactions importées du compte bancaire vers les comptes de revenus, dépenses ou d'autres comptes bancaires lorsqu'il s'agit de virement
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Ajouter un client ou un fournisseur
- Aller dans Affaires / ( Client ou Fournisseur ) / ( Nouveau client ou Nouveau fournisseur ) .
- Remplir les détails du client ou du fournisseur.
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Chercher un client ou un fournisseur
- Aller sur Affaires / ( Client ou Fournisseur ) / ( Chercher un client.. ou Chercher un fournisseur.. ) .
- Chercher soit avec le nom ou le numéro du client ou fournisseur.
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Créer une facture
- Aller sur Affaires / (Client ou fournisseur) / Nouvelle facture .
- Sélectionner le client ou le fournisseur et validez.
- Remplir les détails de la facture (plusieurs lignes possibles).
- Cliquer sur l'icone « Publier » pour qu'elle soit comptabilisée.
Les points importants sont :
Date : La date de chaque vente ou service.
Description : À votre convenance.
Compte de revenus : Le compte de revenu à augmenter.
Quantité : Nombre de fois où le produit est chargé.
Prix unitaire : Le prix de l'item ou du service rendu.
Taxable : Est-ce que le produit doit être taxé.
Taxes incluses : Est-ce que le prix inclut la taxe (elle sera soustraite)
Table de taxation : Les taxes à appliquer.
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Imprimer une facture
- Aller sur Rapports / Affaires / Facture imprimable .
- Cliquer sur l'icone «option du rapport»
- Sélectionner les options voulues.
- Cliquer sur l'imprimante pour Imprimer.
Les points importants sont :
La feuille de style : L'apparence de votre facture.
Le # de facture : Forcément..
Pour le reste, vous pouvez décider avec détail les colonnes à afficher.
Pour modifier ou créer des feuilles de styles, vous pouvez aller dans
Édition / Feuilles de style
Pour ajuster le nom et l'adresse de votre entreprise affichée sur la facture, aller dans sur
Fichier / Propriété
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Payer une facture
- Ouvrir la facture (expliqué précédemment)
- Cliquer sur Affaires / Recevoir paiement de la facture .
- Entrer les détails du paiement.
Les points importants sont :
Le client : Déjà pré-remplis.
La facture : Déjà pré-remplis.
La date : La date où le paiement a été reçu.
Le montant : Déjà pré-rempli, peut être plus petit (paiement partiel).
Transférer vers : Le compte qui reçoit l'argent (banque, caisse, etc.).
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Créer une table de taxation
- Cliquer sur Affaires / Éditeur de tables de taxation .
- Pour les tables de taxations à gauche, cliquer sur Nouveau .
- Entrer les détails de la taxe et valider.
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Ajouter plus qu'une taxe à une table de taxation.
- Au même endroit, cliquer sur la table de taxation désirée à gauche.
- Sous les Entrées de table de taxation, cliquer sur Nouveau .
- Entrer les détails de la taxe et valider.
Les points importants sont :
Le nom : Pour reconnaître la table de taxation en créant une facture.
La valeur : Pourcentage écrite avec une virgule.
Compte : Le compte qui va recevoir la taxe (dépense pour une taxe que vous payez, revenu pour une taxe que vous chargez)
Il est possible de définir quelles tables de taxations doivent être toujours appliquées à vos factures fournisseurs et/ou sur vos factures clients en cliquant sur Fichier / Propriétés .
Si une taxe s'applique sur une autre taxe, comme la TVQ sur la TPS au Québec par exemple, il faut calculer le pourcentage réel de la deuxième taxe comme suit : (1 + TPS) X TVQ
Plus d'aide et informations
Vous pouvez consulter la documentation officielle de Gnucash à cette adresse :
